Ексклюзив

До червня 2026 року українцям необхідно перевести паперові трудові книжки в електронний формат. Інакше в майбутньому можливі затримки з пенсійними та іншими соціальними виплатами. Про це нагадують у Пенсійному фонді та юристи, адже перехідний період, передбачений законом №1217-IX, добігає кінця.

Оцифрування трудових книжок є ключовим етапом створення єдиного електронного реєстру. Саме він у перспективі дозволить автоматично призначати пенсії та спростить підтвердження страхового стажу, зокрема набутого за межами України.

Коли дедлайн і чому він важливий

Перехід на електронні трудові книжки (ЕТК) в Україні має завершитися до 10 червня 2026 року. До цього часу громадянам рекомендовано подати сканкопії всіх заповнених сторінок паперової трудової та документів, що підтверджують стаж, особливо за період до 2004 року.

Своєчасна оцифровка гарантує збереження даних і мінімізує ризики втрати частини страхового стажу або бюрократичних затримок при оформленні пенсії.

Що буде, якщо не оцифрувати трудову

Юристи наголошують: електронна трудова книжка поступово стає пріоритетним джерелом інформації. У разі спірних ситуацій саме вона матиме перевагу над паперовим документом.

Водночас у Пенсійному фонді заспокоюють: якщо трудову книжку не буде оцифровано до дедлайну, набутий страховий стаж не анулюється, а паперова книжка й надалі залишатиметься законною підставою для його підтвердження. Однак зволікання може призвести до затримок у призначенні виплат, складнощів із відновленням даних у разі втрати документа та навіть необхідності звернення до суду.

Особливо важливо подбати про оцифрування стажу, набутого до 1 січня 2004 року. Дані за пізніший період уже здебільшого автоматично внесені до реєстрів на підставі звітів роботодавців щодо сплати ЄСВ.

Дані підтягнулися автоматично, але перевірка обов’язкова

У ПФУ пояснюють: значна частина інформації про трудову діяльність уже відображається в електронному реєстрі автоматично. Втім фахівці радять кожному перевірити власні дані в особистому кабінеті на порталі Пенсійного фонду.

Помилки в датах, назвах підприємств або періодах роботи можуть виникати через технічні збої чи людський фактор і безпосередньо впливати на розрахунок стажу. Особливо це актуально для осіб, яким пенсію призначили до 2021 року, але які продовжували працювати після цього.

Як подати документи онлайн

Якщо трудова книжка ще не оцифрована, громадянам необхідно подати її сканкопії через портал Пенсійного фонду України, використовуючи кваліфікований електронний підпис (КЕП).

Алгоритм дій такий:

• авторизуватися в особистому кабінеті на порталі ПФУ;
• обрати розділ «Комунікації з ПФУ»;
• перейти до вкладки «Відомості про трудові відносини»;
• заповнити необхідні поля та надати згоду на обробку персональних даних;
• додати сканкопії документів і натиснути «Підписати та відправити в ПФУ».

Статус розгляду заяви відображається в розділі «Мої звернення».

Вимоги до сканкопій

У Пенсійному фонді звертають увагу на технічні вимоги:

• необхідно завантажувати всі заповнені сторінки трудової книжки у хронологічному порядку;
• скани мають бути кольоровими;
• формат файлів — JPG або PDF, розмір кожного — до 1 МБ;
• усі записи, печатки, підписи, дати та ПІБ власника мають бути чітко читабельними;
• рекомендована якість сканування — 300 dpi;
• назви файлів повинні відповідати типу документа.

Своєчасний перехід на електронну трудову книжку — це не лише вимога часу, а й реальна гарантія соціального захисту, підкреслюють експерти.

«Сайт не приймає файли, гаряча лінія мовчить»: що розповідають українці про оцифрування трудових

Водночас на практиці процес оцифрування трудових книжок для багатьох українців виявився значно складнішим, ніж це описано в офіційних інструкціях. Про це свідчать численні звернення та коментарі громадян у соціальних мережах, які отримала редакція «Київщини 24/7».

Люди масово скаржаться на технічні збої на порталі Пенсійного фонду: сайт не приймає файли навіть за дотримання всіх вимог, документи доводиться завантажувати по кілька разів, а статус поданих даних тижнями не змінюється. Деякі користувачі зазначають, що змогли завантажити документи лише з третьої або четвертої спроби – після багаторазового перезавантаження сторінки та повторного вибору типу документа перед кожним файлом.

Окрема проблема – комунікація. За словами громадян, додзвонитися на гарячу лінію Пенсійного фонду практично неможливо: телефони не відповідають ані на загальнодержавному, ані на обласному рівнях. Навіть у випадках, коли звернення все ж вдається подати, люди не завжди розуміють, чи прийняті документи коректно, чи вони перебувають на премодерації, чи потребують повторного подання.

Частина українців повідомляє, що завантажувала сканкопії ще кілька місяців тому, однак жодних змін у персональних електронних кабінетах досі не відображено. Інші побоюються, що навіть після кількох успішних спроб система зрештою може «не прийняти» документи без пояснення причин.

Особливо гостро питання постає для людей, які перебувають за кордоном або не мають фізичного доступу до архівних документів – зокрема стажу до 2004 року. Вони ставлять логічне запитання: як виконати вимогу в умовах війни, якщо трудова книжка залишилася в архіві, а можливості приїхати в Україну немає.

Водночас ті, кому все ж вдалося пройти процедуру, звертають увагу на низку неочевидних нюансів: необхідність правильно обирати тип документа перед завантаженням файлу, суворі вимоги до формату (PDF або JPG), розміру та назви файлів. Навіть не поставлена «галочка» в одному з полів може заблокувати подання.

Усі ці свідчення вказують на головне: попри задекларовану цифровізацію, процес оцифрування трудових книжок поки що залишається складним і не завжди дружнім до користувача. А з наближенням дедлайну навантаження на систему лише зростатиме.

«Київщина 24/7» також повідомляла, що зловмисники розповсюджують у соціальних мережах та месенджерах неправдиву інформацію про нібито нові правила нарахування пенсійних виплат. Шахраї видають себе за представників ПФУ та пропонують заповнити «офіційну анкету» на підконтрольних сайтах.

Читайте також: Фудтраки й потяг-кухня: ДСНС розгорнула в Києві 41 мобільну кухню гарячої їжі після ударів по енергетиці

Фото: Українські новини.

Актуальні, важливі й перевірені новини Київщини також читайте на нашій Facebook-сторінці і в Telegram-каналі.